日报标题：关于英文邮件，你会不会也被这个误区影响了很多年？ Yiqin Fu，小说和数据都可以看一天 有个概念上的误区影响了我好几年。 从前我一直以为邮件是个正式的交流方式，只有组织好想法、写出完整段落才可以发邮件，就像写信一样。 等我进入主要用邮件交流的环境里读书、工作，才明白邮件其实更像短信，最重要的功能是告知对方你的进度（managing expectations，即“管理对方的预期”）。越是依赖邮箱的环境，邮件就越像短信，需要即时、简洁，传达要求和任务完成情况，而文字并不用客气、漂亮。 一开始没理解这个概念，犯了不少错。 比如勤快干活却被误会： 早上老板邮件通知我写一份报告的初稿。我埋头就开始做，想下班前给老板发个提纲，请他提意见。我想，老板那么忙，我发邮件肯定得慎重，那就等提纲写好再发吧。 可是下午，老板走到我身边问，你一早上在做什么呢，查查邮箱，我布置任务给你了。 我连忙解释说他邮件刚发出我就看了，现在提纲已经快写完。 老板说，那你要回我邮件啊，不然我怎么知道你已经开始做了。今天下午我有会，没时间看提纲，你明天直接把初稿给我吧。 再比如同时被不同的人布置很多任务，没有发邮件，结果耽误进度： 过去几天我一直在做老板 A 布置的任务，可有一天早上，老板 B 发邮件布置了新任务。我想，邮件里跟老板 B 肯定解释不清，而且显得我能力不足。反正我手头上的事最多再有半天就做完了，那时候我再回复老板 B 吧。 结果不巧，剩下那些 A 布置的活比我预期的要难，我花了一天才做完。 晚上，刚准备留下做老板 B 的活，就收到他的邮件，问我做的怎么样了。我急忙打电话向他解释了情况。他说，那你应该早点告诉我，我这个今晚就要。早知道你在做别的事，我就安排其他人了。 上面两种情况都是我缺乏主动沟通，错以为发邮件会“打扰”到工作繁忙的老板或者显得我不会处理事情。其实，他们最想要的是我即时的回复，告知他们我是否能完成任务、预计何时能完成、需要哪些帮助。 所以要说“拯救英文邮件”，那就必须得是下面这些短句。且只需要这些短句就够了，邮件里不需要 “Dear XYZ”，“Hi ABC”，“Regards” 这类同陌生人里邮件必要的寒暄客套。另外，在发件人可以看到收件人是否已读邮件的工作环境里，你也需要这样的简短回复，告知进度。 如果你给人做事： Will do. 好的，我会去做。 On it now! 我现在就开始做！ Will send over a draft by the end of the day. 下班前会给您初稿。 I'm having trouble accessing XYZ's site. Might have to get back to you tomorrow. Is that okay? 我现在上不了 XYZ 网站，您布置的任务估计得明天才能做完，可以吗？ （更客气一点）I have a lab report and a problem set due on the same day. Could I have an extension till Wednesday? 我同一天还要交一个实验报告和一个问题集。我能周三再交您布置的作业吗？ （如果你同时被布置了两件事）I'm working on a memo ABC needs for his mtg this pm. Should I talk to ABC? 我现在在做 ABC 今天下午开会需要的备忘录。我应该跟 ABC 讲一下吗？ I'm not feeling well today and will take the afternoon off. Please do let me know if you need me tomorrow. 我今天身体不舒服，下午请假。如果明天这个项目还需要我的话请一定告知。 如果你负责项目： Received with thanks. 收到，谢谢。 How's your XYZ (research paper, draft analysis, lab report) going? 你的论文 / 分析初稿 / 实验报告写得怎么样了？（这是催进度） Wanted to clarify something with you. Could you call after 3? 邮件里有些事情我没太明白。你可以三点后打电话来吗？ The second half needs a bit more work. Check this report we published last quarter, and send me what you have this pm. 你发给我的初稿，后半段还得改改。我给你发一份上季度我们写的报告，你按照这个写。下午不管写到哪儿了都发给我看看。 Shoot me an email when you are free. 你手上活做完了给我发封邮件。 I'm on the road this week. Will get back to you next Monday. 我这周出差。下周一给你答复。 Cc'ing our colleague in HK who will help you on this matter. 我不是负责这事的，我现在在邮件里 cc 我们香港的同事，他会帮你。 上面的句子很多没有主语，乍一看也不礼貌，更没有“亲爱的某某”，“祝好”这类客气话。但公司、学校的内部沟通，很多时候要的就是这种简洁的进度更新。永远不要因为怕打扰或者怕邮件里说不清就不发邮件，永远不要假定你的老板、老师、同事、下属知道你在干什么，遇到问题要积极沟通而不是埋头干活，比没能按时完成任务更糟糕的是没有提前知会老板。 当然，各个地方邮件文化不同，到新环境里可以先按照礼貌格式发邮件，后根据情况调整。不过邮件的定义还是不变的，它更像短信而非平邮，目的是告知进度、反馈问题。我们不需要组织好完整、大段的文字再发。 Ask me anything: Yiqin Fu 的值乎 - 说点儿有用的 阅读原文
